Leverans

Hyresgästrådgivning

Utvärdering: lokalalternativ och hyreskontrakt.

Hyresvärdar/fastighetsägare skriver hyresavtal många gånger per år och har ett helt team av experter och duktiga hyresförhandlare till sitt förfogande i processen fram till färdigt hyreskontrakt. Vi på Dagny Projekt arbetar åt smarta företagsledare som förstår värdet av att anlita egna rådgivare när den interna kunskapen saknas.  Vi förstår att det är den slutgiltiga produkten som räknas. Hur det färdiga kontoret ser ut beskrivs i hyreskontraktets ombyggnadsbilagor:

  • Planritning – beskriver lokalens storlek och den investering som fastighetsägaren ska leverera
  • Rumsbeskrivning – ytskikt och material, fabrikat eller en kostnadsnivå
  • Tekniska bilagor – beskriver ert klimat, ljud och ljus.
  • Gränsdragningslista – beskriver vem av parterna som ska betala de olika anpassningarna innan tillträde samt skötsel och underhåll under hyreskontraktets löptid.
  • Beskedstidplan – beskriver när Ni som hyresgäst ska lämna besked på allt från färg på väggar och ytskikt till placering av el & nätverksuttag, beslagning av dörrar med lås och inpasseringssystem mm.

Vi har erfarenheten och kunskap att tillsammans med Er förhandla fram bra hyreskontrakt som lämnar få överraskningar och möjliggör en korrekt projektbudgetering. Vi samarbetar med erfarna hyresgästrådgivare och uthyrare vid lokalsök, andrahandsuthyrningar eller överlåtelser av hyreskontrakt.  

Erfarenhet

Dagny har lång erfarenhet av att leverera kontorsprojekt – en erfarenhet som gör att Dagnys kunder undviker ett dyrt, krångligt projekt som riskerar påverka verksamheten negativt och skapa onödiga kostnader. Dagny leder kundens projekt och vägleder denne genom processen – och ser till så att allt görs i rätt tid och till rätt kostnad. Att ta hjälp att driva ett projekt med Dagny Projekt sparar tid, pengar och en hel del huvudvärk. Vi kan lova att vi sparar mer än vi kostar om vi får komma in i ett projekt i tid. Vem vill inte ha en gratis projektledare?

Struktur i projektform / Projektledning

Genom erfarenhet och strukturerat arbetssätt levererar vi trygghet för att uppnå ledningens mål och visioner kring ett projekt vare sig det gäller förändringar i befintliga lokaler eller flytt till nya. Engagemang och en tydlig organisation med beslutsmässiga deltagare och en strukturerad process med tid och med rätt budget är nyckel till ett lyckat projekt.  Dagnys projektledare leder och strukturerar projekt, driver och samordnar övriga projektdeltagare vare sig de är interna eller externa projektmedlemmar.  Vi levererar tillsammans

  • Mål och vision
  • Organisationsplan som visar deltagare i styrgrupp och referensgrupp, projektchef, interna och externa resurser, samt ansvarsfördelning för delprojekt, IT, AV-teknik, Nätverk, Inredning, information / kommunikation mm.
  • Förslag och upphandling av Inredningsarkitekt, Förändringsledare, Projektledare, El-konsult, AV-konsult beroende på projektspecifika behov. Det räcker oftast med en bra Inredningsarkitekt
  • Ansvar för budget och tidplaner
  • Samordning och kallelser till möten
  • Representation av kunden på av fastighetsägaren kallade hyresgästmöten som en del av processen i hyresgästanpassningen av lokalen.
  • Drift och ledning av huvudprojektmöten samt delprojektmöten IT, AV-teknik, Säkerhet, inredning
  • Distribution av agendor och projektmötesprotokoll – med ansvar och tider
  • Hantering och organisation av projektrelaterade dokument samt administrerar rättigheter på projektplats
  • Löpande rapportering till projektchef/ ledningsgrupp projektstatus
  • Representation av kunden på hyresgästmöten tillsammans med projektchefen
  • Upphandling, leveransbevakning och installationskoordinering

Ekonomi / Tidplan

Dagny tar tillsammans med kunden fram en projekttidplan och projektbudget – tidsplan och budgeten genomsyrar och vägleder sedan hela projektet. Hyresgästens tidsplan styrs helt av fastighetsägarens tidsplan, och hyreskontraktets beskedstidplan vilken således påverkar alla aktiviteter/tidpunkter i projektet

  • Grov tidplan och budget (beslutsunderlag)
  • Detaljerad budget & tidplan som regelbundet uppdateras under projektet
  • Ekonomisk forecasts/ likviditetsplanering under projektet
  • Uppföljning och attestering av löpande fakturering och avstämning mot budget etc.
  • Projektredovisning samt hantering av eventuella ändringar och tilläggsbeställningar mm.

Programhandling För Hyresgästens Egna Installationer

Dagnys projektledare tar tidigt fram en Teknisk programhandling som beskriver för fastighetsägarens installations projektörer (el-konsult, ventilation och arkitekter) de krav man har för att förenkla egna installationer så som säkerhet, larm, lås, AV-teknik, fast inredning, nätverk, serverrum mm. allt för att minska kostnaderna vid installationer

  • Teknisk programhandling inklusive bilagor i form av ritningar och produktblad mm.
  • Leverans och uppföljning i enlighet med beskedstidsplanen
  • Definita besked/beslut gällande lokalens utformning
  • Tillgodoseende/implementation av kundens ändrade önskemål under projektets gång
  • Konstant vägledning under projektets gång så att kundens merkostnader minimeras.

Upphandling

Dagny levererar en professionell inköpsorganisation som är anpassad just för det specifika projektet. Vi säkerställer att rätt kompetens står till förfogande som är specialiserad på upphandling relaterad till projekt. Dagny säkerställer oberoende och professionella upphandlingar som säkerställer trovärdighet och att våra kunder gör bra affärer.

  • Assistens med uppförande av uppdragsbeskrivning vid upphandling av arkitekt, förändringsledare, El/ ventilationskonsult mm. beroende på projekt. Samt förhandla avtal, utvärdera anbud mm.
  • Projektering – i egen regi eller med hjälp av konsult – av förfrågningsunderlag i form av ritningar och kravspecifikation för respektive upphandling/ delprojekt
  • Utskick av förfrågningsunderlag med bilagor till utvalda företag 
  • Utvärdering av inkomna anbud och ta fram lättöverskådligt anbudssammanställning, förhandla och pressa priser/villkor 
  • När processen är klar skriver vi en rekommendation till kund
  • Beställningsunderlag med rätt typ av avtalsform och branschstandard för kund att signera
  • Leveransbevakning, uppföljning och besiktning i samband med leverans, hantera reklamationer 

Säkerhet / Låssystem / Inpassering

Dagnys projektledare tar fram en säkerhetslösning projekteras som stämmer överens med kundens försäkringskrav eller till en nivå enligt företagets säkerhetspolicy och lokalens utformning/krav. Dagny projektledare tar fram ett underlag för godkännande

  • Säkerställt utformade krav på fastighetsägarens leverans av säkerhets och skyddsklass på väggar, glas och dörrpartier
  • Förslag på säkerhetslösning(ar) – i form av ritningar för beslut om nivå, kameror, brand, inpassering och inbrottslarm
  • Säkerställda direktiv till fastighetsägaren gällande krav på dörrmiljöer samt att dessa är förberedda för vald installation
  • Upphandlingsunderlag, förfrågningar, anbudsutvärderingar, pris-pressar anbud, skriver rekommendationer, tar fram avtal/beställningsunderlag
  • Installationssamordning, besiktning vid driftsättning, larmuppkoppling mot säkerhetsfirma, nyckelhantering, kort/tagg rutiner kring flytt mm.

Nätervk, Serverrum

Tillsamman med kunden eller baserat på tidigare erfarenhet tar vi fram en kravspecifikation som beskriver behov på serverrum och korskopplingsrum och nätverksplaceringar.

  • Tydlig kravspecifikation till fastighetsägaren på el, kyla, brandkrav 
  • Kravspecifikation som del av förfrågningsunderlag till serverrumsbyggare
  • Uttagsritning som visar uttagplacering för nätverksuttag och WiFi mm. 
  • Upphandlingsunderlag, förfrågan och beställningsdokument
  • Besiktning samt överlämnande till kund

AV-teknik (Audio Visuell Utrustning)

Dagny specificerar tillsammans med kunden, behoven gällande AV-teknik samt formaliserar det i ett projekterings-/inköpsunderlag

  • Specifikationer kring kundens behov gällande AV-teknik, styrsystem och integrering med fastighetens system mm.
  • Formaliserade projekterings-/inköpsunderlag i form av ritningar och detaljerad specifikation med antal och önskad funktion/ kvalité
  • Besked kring kanalisation i tidigt skede till projektörer för att möjliggöra dolda kabelinstallationer
  • Installationskoordinering på plats, besiktning och driftsättning

Inredning

Vi föredrar att det finns en inredare eller inredningsarkitekt som driver inredningsprojektet. Dagny kan rekommendera en handfull bra arkitektfirmor och hjälper till med uppdragsbeskrivning, förfrågan, urval och avtal. Dagnys projektledare arbetar tillsammans med kund/ arkitekt fram ramar och riktlinjer vad avser målbild och budget för inredningsprojektet. Om man väljer att sköta inredningsprojektet i egen regi rekommenderar vi en handfull olika inredningsleverantörer som kan supporta i arbetet. 

  • Uppdragsbeskrivning, omfattning, tidplan & budget
  • Koordination av/med övriga delprojekt och fastighetsägare; säkerställer ändringar och tillägg
  • Upphandling av inredning utifrån arkitektens underlag, utvärdering av anbud, rekommendation och beställningsunderlag.
  • Leveransbevakning, leveranskoordinering, besiktning av leverans och hantering av reklamationer och eventuella tilläggsbeställningar

Flytt & Avveckling

Dagny assisterar med att koordinera allt; både inför – samt även under själva flyttprocessen och tillgodoser att flytten påverkar kundens verksamhet så friktionsfritt som möjligt.

  • Flyttinformation i god tid före flytt
  • Information vid städ/släng aktivitet
  • Flyttinstruktion som beskriver hur, när och vad som skall packas
  • Upphandling av flyttfirma, utvärdering av anbud samt rekommendation av optimal firma
  • Säkerställande kring hyresgästens återställning av befintlig lokal, budget och möten med fastighetsägaren.
  • Säkerställande gällande tömning och städning av befintlig lokal efter flytt

Kortfattat – vad vi gör…

 

  • Projektledning anpassad efter er organisations behov/ krav och egna resurser
  • Driver/ leder projektmöten och delprojektmöten samt rapporterar mot ledningsgrupp
  • Projektbudget, levande projekttidsplan, projektorganisation
  • Identifierar era tekniska behov samt krav i er nya kontorslokal
  • Teknisk programhandling, projekteringsunderlag för: säkerhet, nätverk, serverrum, AV-teknik
  • Leder, rådgiver, projekterar samt upphandlar i samtliga delprojekt
  • Deltager, driver och levererar besked till hyresvärdens organisation i rätt tid samt hanterar förändringar och besked under projektets gång
  • Kostnadsuppföljer mot er uppställda budget samt rapporterar genom hela projektprocessen
  • Säkerställer kostnadsbesparingar för företag genom strukturerade upphandlings- och anbudsförfaranden
  • Levererar projekt inom budget och i tid
  • Hanterar flyttar med minimala avbrott i er verksamhet